Artículos Firmados = Los APS, Sistemas avanzados de Planeación, aplicados a la logística y Supply Chain

Jerry Bendiner, presidente de la TechnoLogix disertó sobre “Innovando e imaginando la logística” en el 3er Forum Mundial de Logística realizado en Marzo 2006 en México, y planteó la importancia de una buena planificación, y de no generar expectativas inalcanzables, al diseñar un sistema de planeación logística.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ponen en comunicación a toda la empresa bajo un formato estándar, transforman en disponible y visible a toda la información transaccional de una empresa, pero la planeación, y la optimización no es una de ellas. Se invierte una fortuna en dinero para mejorar y optimizar los resultados, pero el fin no es el esperado. Por ende hay una nueva alternativa que es desarrollar herramientas de tipo APS a nivel estratégico, táctico y operativo, de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa.

TechnoLogix, es proveedor de sistemas avanzados de planeación (APS) en logística y supply Chain. Lleva más de una década desarrollando soluciones que mejoran la toma de decisiones en el área de supply chain a través del uso de métodos cuantitativos y modelos de optimización.

Con el avance de la tecnología era inevitable mejorar lo que había y lo que pasó fue que en la década del 90 las empresas multinacionales invirtieron millones de dólares para proyectos de implementación del sistema ERP. La idea era, bajo un mismo techo, tener un sistema completamente integrado con módulos que se comunicen de manera muy eficiente y que a través de eso se pudiera llegar a generar una ventaja competitiva para la empresa.

Cuando una empresa acaba de implementar un nuevo sistema lo primero que debe preguntarse es qué se tiene, qué es lo que esta pasando, qué es lo que falta y qué es lo que se tiene que hacer para solucionar los problemas.

Qué se Tiene: Los sistemas de tipo ERP ponen en comunicación a toda la empresa bajo un formato estándar, transforman en disponible y visible a toda la información transaccional. Es decir, aumentan en forma significativa la efectividad de procesos de gestión y control. Pero no necesariamente su eficiencia. A través de su efectividad agilizan enormemente las tomas de decisiones, pero no su calidad.

Qué pasa: Todas las plataformas y soluciones de tipo ERP incorporan componentes para la optimización y programación eficiente de los procesos logísticos de la empresa. El problema reside en que estos temas son demasiado específicos para ser atendidos eficientemente por soluciones genéricas. Justamente allí es donde hoy reside la fuente de ventajas competitivas: en la habilidad de tomar buenas decisiones en forma ágil y frecuente De allí la frustración empresarial. No se debe a la falla del proyecto ERP original. Sino, más bien, a expectativas quizás no razonables.

Qué Falta: Una vez que se definió donde estamos hace falta saber qué es lo que tenemos que hacer para corregir el problema. Si un plan no se ejecuta bien no sirve. Principalmente tiene que haber una implementación de un proceso de planeación, coordinación y programación integrado, con prácticas, disciplina, comunicación y datos. Por ende hay que tomar mejores dediciones.

Qué se debe hacer: EL ERP tiene muchas ventajas pero la planeación, el modelado y la optimización no es una de ellas. Se invierte una fortuna en dinero con la intención de mejorar y optimizar los resultados, pero se llega al fin del camino y el resultado no es el esperado. Dentro del aspecto transaccional de la empresa hay muchos componentes que son comunes. El problema es que cuando entramos al área de planeación o programación cada empresa opera diferente y se hace mas difícil graficar un modelo estándar ya sea de ruteo, de despacho o de planeación táctica. Cuando nos metemos en el área de la toma de decisiones es donde aparece el problema con las herramientas o paquetes estándar que tratan de estandarizar u ofrecen el mismo tipo de funcionalidad a las diferentes empresas.

¿Quién es Jerry Bendiner?
Es Presidente de TechnoLogix, empresa dedicada a la consultoría y apoyo a las decisiones de distribución y logística. Cuenta con 20 años de experiencia siendo asesor en administración. En el área logística, administración de operaciones y planeación de negocios, se especializa en la implementación de técnicas científicas/cuantitativas para solucionar complejos problemas operacionales y administrativos. Antes de fundar TechnoLogix, en 1989, se desempeñó como asesor interno en General Foods Canada e Imperial Chemical Industries Canada. Es miembro de la Asociación Canadiense de Administración Logística, del Instituto para la Investigación de Operaciones y Ciencias Administrativas, la Sociedad Americana de Control de Producción e Inventarios y de la Asociación de Ingenieros de Ontario, Canadá. Ha publicado y presentado numerosos artículos y seminarios en Logística y Técnicas Cuantitativas, también ha sido conferencista en Colegios y Universidades Canadienses.

La solución: El problema es que hoy los sistemas ERP son un commodity: toda empresa química, de bebida, de cemento, de petróleo lo tiene. Entonces si toda empresa tiene el mismo tipo de herramienta y solución a nivel transaccional, ¿cómo consigue diferenciarse?. Ahí esta la clave. Por eso lo que tenemos que hacer es desarrollar una herramienta de tipo APS (Advanced Planning Systems) a nivel estratégico, táctico y operativo, de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa.

Cuando hablamos de definir un alcance para resolver un problema de alguna empresa me refiero a que hay que evaluar qué es lo que se necesita en este entorno y qué tipo de solución vamos a desarrollar. Lo importante es evaluar qué aspecto de planeación y programación están fallando y cómo es que lo vamos a resolver.

Hay 3 puntos esenciales dentro del entorno de Planeación y Programación: la estrategia, la táctica y la ejecución

A diferencia de sistemas transaccionales, no es práctico tratar de establecer a-priori la funcionalidad de herramientas de planeación o programación: informes, parametrización, interfase, etc. Además, la formulación de algoritmos para este tipo de problemas es, por lo general, un proceso iterativo. Nuestra experiencia sugiere que el producto final se asemeja en un 70% al previsto en el arranque.

Es posible que, en situaciones específicas, soluciones empaquetadas estándar respondan en forma adecuada a los requerimientos del proyecto y ofrezcan la flexibilidad necesaria para implementarlas en forma exitosa. Lo que normalmente hacemos es atacar el problema con una visión y un alcance original que son suficientemente detallados para comenzar.

Lo que queremos evitar es implementar una solución estándar, que en vez de modificar el alcance, modifique la realidad, que es lo que pasa muchas veces y en el área de planeación y planificación eso es un problema.

Algo que es muy importante es manejar las expectativas. Cuando se está tratando de armar un proyecto o convencer a la gerencia de una compañía hay que cuidarse de no caer en la trampa de prometer algo que realmente es imposible. Siempre es mejor prometer menos y sorprender con lo positivo.

En el desarrollo de los proyectos es frecuente generar compromisos intermedios criminales, tanto en contenidos como en plazos. Es mejor lograr compromisos razonables y dejarse sorprender por logros realizados, que decepcionarse por fracasos anticipados.

Como ejemplo, invariablemente, la integración de los datos, su recuperación, depuración y validación, es el factor individual de más peso en el tiempo total en este tipo de proyectos.

Recomendamos que para estimar el esfuerzo necesario, se use un factor de seguridad de 2 o 3 para acomodar este elemento difícil de estimar a priori. Cuando encaramos un proyecto, algo que funciona muy bien, es desarrollar un sistema de planeación en fases para facilitar la validación/calibración de algoritmos, la adaptación de la interfase y la gestión de expectativas.

La principal barrera que nosotros hemos experimentado en la introducción de herramientas de este tipo ha sido la integración del plan dentro del personal de la empresa.
La introducción e implementación de nuevas prácticas y herramientas de planeación o programación por regla general deben combatir el temor y la resistencia al cambio dentro de la organización.
Resistencia al cambio es una reacción natural, pero si no se conquista negará en su mayoría los beneficios potenciales en proyectos de este tipo.
Una tendencia que hemos notado es una aceptación inicial ‘forzada’ de los cambios para luego aprovechar la flexibilidad del sistema y ‘moldearlo’ al modus operandi pre-proyecto. El mismo modus operandi que originalmente causó los dolores de cabeza que originaron el proyecto.
La resolución de este problema requiere la combinación de soluciones que realmente funcionen y un compromiso absoluto por parte de la dirección durante el proyecto y una vez dados de alta los cambios y nuevas herramientas.
Por ende lo que ofrecemos al usuario es la posibilidad de una interacción y de ajustes al plan porque es la única forma que puede salir bien. Cuanto más flexible sea el sistema, cuanto más libertad se le da al usuario de modificar o de adaptar el plan a sus comodidades también se le permite regresar a la forma que él operaba antes.

Existen claves fundamentales para poder implementar nuevas herramientas tecnológicas para poder resolver cualquier tipo de problema en una empresa.

Primero y fundamental es definir cuidadosamente el alcance. Si el sistema o el modelo no generan planes o programas lógicos y eficientes la batalla está perdida.

Una vez que tenemos algo que funciona es importante aplicar herramientas y modelos que reflejen este alcance pero siempre debe existir en el proyecto una participación interactiva con la gente que lo va a utilizar.

Después debemos de implementar el proyecto en fases, de ser necesario; exigir soluciones flexibles y adaptables y comprometerse a entregar resultados razonables.

Por último, y no menos importante, tiene que haber un apoyo total de la gerencia de la empresa para evitar cualquier tipo de problemas. Hay que conquistar con eficiencia y buenas respuestas estos nuevos cambios.