En esta oportunidad explicaremos como el Sistema EAN-UCC proporciona una solución para la identificación de Activos Fijos. En la nota explicaremos cual es la estructura de los números destinados a este fin, y comentaremos algunas de sus posibles aplicaciones, por ejemplo, la identificación de los artículos que componen un inventario.

Las empresas realizan importantes inversiones en la gestión de inventarios sin lograr en todos los casos tener el éxito esperado en relación a los altos costos que la administración de los Activos Fijos les generan. Ya sea por errores humanos o por el solo hecho de una mala elección de los métodos, las firmas se han visto obligadas a destinar tiempo, recursos humanos y los costos que estos representan, para la administración de sus bienes. El Sistema EAN-UCC ofrece a cada compañía u organización miembro de EAN Argentina las herramientas necesarias para optimizar el manejo de sus activos.

La administración de los activos fijos debería establecerse mediante la identificación de cada bien con un número único e individual que utilice el Identificador de Activos EAN-UCC operando como clave de acceso a los atributos del activo, por ejemplo: nombre y dirección completo de la parte dueña del bien, ubicación, historial del ciclo de vida, estado, disponibilidad y cualquier otro tipo de información que entendamos relevante y que hallamos definido con anterioridad en una base de datos. La solución propuesta se completa mediante la aplicación de un portador de datos (s;imbolo de barras EANUCC-128) y los prefijos de identificación (Identificadores de Aplicación que desde ahora llamaremos AI) destinados para este fin. Estos números son conocidos como Identificadores de Activos EAN-UCC y actúan como una clave para acceder a aquellas características de un bien que hallamos almacenado o para registrar los movimientos de dichos bienes.

En el Sistema EAN-UCC, se considera "bien individual"a una entidad física de cualquier característica, ofreciendo dos opciones de AI para la identificación de bienes. Estos son el GIAI (Identificador Mundial de Bienes Individuales) y el GRAI (Identificador Mundial de Bienes Retornables).

El esquema está formado por:

El GIAI (AI 8004) puede ser utilizado para aplicaciones simples, tales como la ubicación y uso de un determinado bien fijo (por ejemplo, una computadora, un escritorio, fax, etc.), en tanto que el GRAI (AI 8003) se lo utiliza para aplicaciones más complejas tales como el grabado de determinadas características de un bien retornable (por ejemplo, un barril de cerveza, una garrafa de gas, artículos de ortopedia, sillas de ruedas o algunos de sus componentes, que pueden volverse a utilizar) y poder llevar un registro de sus movimientos, la historia del ciclo de vida y cualquier otro dato relevante.

ASIGNACIÓN DE NÚMEROS

Los identificadores pueden ser utilizados para identificar cualquier bien fijo. Queda a discreción del usuario la determinación de cuál es el identificador más adecuado para la aplicación en cuestión, si el GRAI (AI8003) ó el GIAI (AI 8004).

NOTA: Los identificadores de bienes no deberán ser utilizados para ningún otro propósito y deben permanecer como únicos durante un período que vaya mucho más allá del tiempo de vida de los registros pertinentes.

LA GENERACIÓN DE LOS GIAI'S

El GIAI, está compuesto por el prefijo de compañía EAN-UCC de la firma que asigna el identificador del bien y más una referencia individual de bienes. La referencia individual de bienes es alfanumérica y permite asignar hasta 30 dígitos alfanuméricos.

Por ejemplo, la cadena de elementos puede ser utilizada para registrar la historia del ciclo de vida de las partes de una aeronave. Mediante la marcación de los símbolos del GIAI (AI 8004) sobre una parte determinada, los operadores de las aeronaves están en condiciones de actualizar automáticamente su base de datos de inventarios y realizar el seguimiento de los bienes, desde su adquisición hasta su retiro.

Que el GIAI asignado permanezca o no con el artículo físico cuando cambie de manos dependerá de la aplicación comercial particular. Si permanece con el artículo físico, entonces nunca se lo deberá volver a utilizar.

ESTRUCTURA DE LOS GIAI'S (AI 8004)

Esta cadena de elementos identifica a una entidad física particular como un bien. El método exacto utilizado para asignar el GIAI queda a discreción  de la organización que lo emite. Sin embargo, cada GIAI debe ser unico para cada tipo de bien individual que está siendo identificado y, para facilitar la administración, EAN-UCC recomienda que los números sean asignados en forma secuencial y que no contengan elementos de "clasificación".

IMPORTANTE: Esta cadena de elementos jamás deberá ser utilizada para identificar una entidad como lo es en un artículo comercial o una unidad logística. Si un bien es transferido entre distintas partes, el GIAI no puede ser utilizado para ordenar el bien. Sin embargo, la identificación del bien puede ser intercambiada entre las partes con el objeto de realizar un seguimiento del bien.

El número individual de bien utiliza el prefijo de la compañía que asigna la referencia del bien. La estructura y numeración de la referencia individual del bien es determinada por el poseedor del prefijo de la compañía. Puede contener todos los caracteres de la Tabla 1 del Estándar Internacional ISO/IEC 646, que se muestran en el Capítulo 3, Apéndice 3 de las Especificaciones Generales del Sistema EAN-UCC.

CAMBIO DE TITULARIDAD DEL BIEN

Si una compañía le vende (posiblemente por liquidación) un bien a otra parte que puede o no estar utilizando los Números de Identificación de Bienes EAN-UCC, el dueño anterior debería borrarle el Identificador de Activos EAN-UCC.

Desde nuestro Boletín siempre estamos atentos a señalar que el uso del código de barras ha saltado la cerca que lo ubicaba dentro de los límites de la industria detallista. El uso de esta herramienta se ha diversificado dentro de distintos sectores del comercio y la industria, permitiendo la automatización de diferentes procesos y aplicaciones. Desde aquí alentamos el uso de la herramienta en todas sus posibilidades.  

Autor: Mario Abitbol, Jefe Dto. Codificación EAN Argentina - CODIGO
Publicado en revista CODIGO, Año 6, N° 24 ( Marzo/Abril 2000)
E-mail: codigo@ibm.net