Los recursos tecnológicos resultan fundamentales a la hora de evaluar la capacidad operativa de una empresa. Pero la actualización no siempre resulta fácil, si se tienen en cuenta la variedad de clientes y cargas frente a las cuales debe presentarse una misma prestación. El caso Warehouse Specialists Inc. se presenta como un buen ejemplo de cómo optimizar el rendimiento de la empresa, a través de la adopción del sistema de gestión de almacenaje Foursite, de Provia Software.

Sumándose a la tendencia empresarial de optimizar sus recursos con miras a desarrollar servicios que respondan a las exigencias de los consumidores, el operador logístico estadounidense Warehouse Specialists Inc (WSI) finalizó con éxito la implementación del sistema de gestión de almacenaje Foursite, de Provia Software.

La aplicación fue desarrollada por Provia Software e implementada por Tecsys Latin America en el año 2000, con el objetivo de automatizar la administración de bodegaje de WSI, de manera de dar fluidez a los reportes de información y datos compartidos por sus cuarenta sucursales en Estados Unidos.

Con un elevado nivel anual de operaciones, Warehouse Specialists mueve más de 20.000 vagones de tren y 300.000 camiones para transportar todo tipo de mercaderías: acero estructural, mercancía en conserva, bienes de consumo, productos de madera y químicos para la industria del papel. A este servicio, se suman almacenaje público, en arrendamiento y demás prestaciones como operador logístico (3PL).

Por ese mismo desarrollo operativo integral, resultaba primordial para WSI acceder a los pedidos e inventarios de una manera ágil y segura, sin posibilidad de confusiones en la información ni problemas con los registros.

Las necesidades de WSI

En un relevo general por sus departamentos, la empresa encontró un sinnúmero de requisitos y exigencias a ser cumplidas por el nuevo proveedor de software. De los 135 puntos denotados, se destacaban:

• la rapidez en la instalación del sistema;
• la facilidad en su uso y la correcta disposición de información, tanto para los operadores como para los clientes de la firma;
• mejoras en la pantalla de entrada de datos para eliminar repeticiones en el tipeo de los datos; y
• la eliminación de procesos manuales ligados a la facturación y seguimiento a los cargos por fletes a nivel de documento.

Esta serie de requerimientos se convirtió en una herramienta de referencia para estudiar cuáles serían las mejores propuestas a tener en cuenta luego de la primer convocatoria a proveedores.

Luego de analizar en profundidad los procesos de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), los directivos de Warehouse Specialists encontraron en Provia Software un proveedor integral, que contaba con la flexibilidad característica de Foursite.

Sin dudas, la implementación de Foursite implicaría un notable beneficio para la gestión de WSI, siempre y cuando su integración con los otros sistemas se realizara de manera conjunta entre los departamentos del operador logístico y sus clientes.

Para integrar la aplicación y los sistemas para sus clientes, WSI desarrolló una estrategia que incorporaría el intercambio electrónico de datos (EDI) y el comercio electrónico basado en la Web (EC). Con esto, WSI envía automáticamente la actualización de los inventarios y la actividad de los pedidos a los clientes vía EDI.

Este intercambio entre las bases de datos resulta fundamental para el desarrollo futuro de WSI. Así lo expresó Linda Aschenbrenner, del departamento de sistemas de la empresa: ´´sin tal comunicación, cualquier cambio que los clientes pudieran hacer en la base de datos de sus propios sistemas causarían problemas más tarde. Algunos clientes cambian la forma de acceder a sus códigos de producto, y si nosotros no hubiésemos integrado ambos registros, podríamos haber ido a producción con información que podría cambiar en un par de meses´´.

El compromiso por lograr la implantación exitosa

´´Provia pensaba que WSI era muy agresivo con el plan de implementación, pero había invertido, al menos, un año de recolección de datos e identificación de requerimientos´´, explicó Julie Halvorson, la ingeniera industrial en este proyecto.

Halvorson y Dan Van den Heuvel, Gerente de Finanzas de Warehouse Specialists, coinciden en que el mayor compromiso para seguir adelante con el proyecto debía surgir de los mismos departamentos de WSI. ´´Una implantación exitosa tiene que hacerse con gente interna como parte de su trabajo regular´´, sentenció Van den Heuvel.

´´El trabajo conjunto fue una de las cosas que más nos ayudó en este proceso de implantación porque todo estaba dividido en varios equipos. Si en algún momento un grupo decaía o una fecha de entrega tenía posibilidades de no cumplirse, algunas personas eran reasignadas para ayudar´´, comentó Sylvia Casuga, del Departamento de Sistemas de WSI, en referencia a los cortos tiempos para implementar el producto de Tecsys y Provia.